特定非営利活動法人 子どものための国際音楽交流協会(AIMEC)

組織及び運営規則

Ⅰ 総則

1 目的

この「組織及び運営規則」(以下、ルールという。)は、「特定非営利活動法人 子どものための国際音楽交流協会」(以下、AIMECという。)の定款に基づき、AIMECの円滑な運営を行うために制定する。

2 遵守義務

正会員(理事長・理事を含む。以下同じ。)・賛助会員・特別会員を問わず、AIMECの会員は、AIMECの一員として活動する際は、定款並びにルール(以下、ルール等という。)による規定に沿って行動しなければならない。

3 改訂

ルールの改訂については、事務局が準備をし、理事会での承認を必要とする。理事会の承認後により直ちに発効するものとする。ただし、理事会にて会員の権利と義務に抵触すると判断された場合、あるいは総会での承認が相当と指摘を受けた改訂があった場合は、総会での承認を必要とする。

4 細則・補則の設定

各組織体の責任のもとで、ルール等に規定されていない事項に関する細則・補則を設定することができる。ただし、ルール等に規定された事項に抵触する場合は、ルール等が優先して適用される。

5 開示

ルールは、発効後速やかにホームページに掲載し、会員並びに会員以外の者に対して開示しなければならない。細則・補則は、会員に対して開示しなければならない。開示の方法及び会員以外の者に対する開示の判断は理事長に一任する。

 

Ⅱ 組織運営

1 組織運営の基本原則

この法人の定款に定める事業活動は会員の発意に基づき行うものとする。事業活動の参加者は、各々参加した事業の達成責任を負うものとする。事業活動の参加者は、各々自己実現を達成するとともに、その成果を広く公益に役立てるものとする。

2 組織の概要

この法人は、定款で定める総会、理事会、事務局のほか、通常組織として総務担当、会計担当、IT・SNS推進担当を置き、理事長の指揮のもと活動を行う。また、この法人は、理事長あるいは事業担当リーダーの指揮のもとで、適宜、目的を定めた研究会・研修会、あるいは目的・期間を定めたプロジェクトの組成を行う。

3 組織体の改変

通常組織の改編は、理事会での承認を必要とする。研究会・研修会、プロジェクトの組成と終了は、理事会の承認を必要とする。

4 人事

役員人事については理事長がこれを行い、理事会での承認を必要とする。通常組織の人事については理事会がこれを行う。通常組織に各リーダーを置き、理事が努める。ただし、兼任並びに代行を妨げない。また、適宜補佐を設けることができる。プロジェクトの人事は、理事会での承認を必要とする。プロジェクトの長は理事が努める。

5 研究会・研修会、プロジェクト

正会員は自由にテーマを設定してプロジェクト、あるいは研究会、・研修会を企画・立案できる。プロジェクト等の企画・立案については、実施計画書を提出し、理事会の承認を必要とする。プロジェクト等は理事長あるいはいずれかの通常組織に報告の義務をもつ。理事長直轄のプロジェクト等の報告先は事務局に移管される場合がある。プロジェクト等のメンバーは、正会員、賛助会員、学生会員、特別会員並びに必要な場合は外部の専門家を参画させることができる。

6 会員管理

会員の入退会は、定款に従うのもとし、その処理は事務局が行う。入会に際して、会員は別に定める「入会申込書」を理事長に提出するものとする。また、会員は、入会申込書の内容に変更が生じた場合、事務局長あてに変更内容を連絡すものとする。事務局長は会員から提出された入会申込書を個人情報保護の点から厳重管理しなければならない。退会に際して、会員は別に定める「退会届」を理事長に提出するものとする。退会時には受領済みの会員年会費の返却は行わない。

会員に対する会費は以下のとおり(理事会議決)

正会員(個人) 年額 3,000円

賛助会員(個人)年額 3,000円 (団体)10,000円

7 管理

理事会にて承認された予算は、理事長の責任において執行する。予算の編成・執行にあたり、その処理は事務局の会計担当が行う。会計担当は、事業計画が円滑に遂行されるよう予算全体を管理し、組織全体に指示する。理事は、予算の執行にあたり担当部門全体を管理する直接的責任を負う。

 

Ⅲ 各組織体(グループ)の役割と運営ルール

1 総会の役割と運営ルール

【役割】

AIMECの最高意思決定機関として定款記載の重大事項の意思決定を行う。

【運営ルール】

(開 催)通常総会を年1回開催し、5月以降6月下旬までに行う。

臨時総会は、定款に従って理事長または監事からの招集により開催する。

(出席者)定款に従い、正会員・賛助会員をもって構成するが、理事会が認める会員以外の者も同席可とする。

(議 題)理事会に諮り、事務局がまとめる。

(招 集)議事次第、議案を明示した招集通知を理事長名で、事務局から1週間前までに会員あてにe‐mailにて発信する。また、ホームページに開催通知と議案関係資料を掲示する。

(進 行)司会進行は事務局が行う。定款に従い、会議冒頭で議長を選任する。また、議事録署名人2名を決定する。会員数、出席者数、委任者数、事前賛否の数は事務局がまとめる。

(議 決)正会員の挙手

正会員は、e‐mailを通じて議決権の行使または委任が可能とする。(委任状の提出は義務とする。)

(議事録)事務局が作成する。議長、署名人2名が自署する。議事録はPDF化してホームページに掲載する。

2 理事長の役割

【役割】

AIMECの代表者として、事業並びに運営組織全般を統括するとともに、代表者としての対外的な責務を負う。

3 監事の役割

【役割】

AIMECの業務監査、会計監査を司る。理事会等に出席して監査の観点から発言する。総会にて業務監査・会計監査の報告を行う。

4 理事会の役割と運営ルール

【役割】

AIMECの執行機関として、事業並びに組織運営に責任を持つ。議決案件がない場合でも理事・監事の意見交換・情報交換の場として理事会を開催する。

【運営ルール】

(開 催)通常理事会を年4回開催する。通常理事会の中に調整会議を設ける。調整会議は、理事長または理事会メンバーのいずれかが招集し、本部近辺(南足柄市近辺)において開催するものとし、参加可能な者で実施し、その結果は理事会メンバーに報告するものとする。

(調整会議内容)理事会報告事項、情報共有(事業の進捗状況等)、会員スキルの向上の研究、次年度計画の素案提供、プロジェクト案件など臨時理事会は、理事長の招集により開催する。

(出席者)理事長・理事・監事は原則として出席する。理事長または理事の推薦する非会員も出席可とする。

(議 題)事務局にて取りまとめ、当日の出席者による追加議題を認める。

(招 集)議事次第・議題を明示した招集通知を理事長名で、事務局から開催3日前までに理事・監事あてにe‐mailにて発信するか、または電話等の通信手段を用いて招集を行う。この場合の議事次第等は当日配布とする。(議題がないときは省略可)

(進 行)司会進行は事務局が行う。議長は、議題を提案した理事等とする。会議冒頭で議事録署名人1人を選任する。

(議 決)出席理事の挙手

理事はe‐mailを通じて議題に対して意見を述べることができる。または委任することも可能とする。(委任状の提出は必要)

(議事録)事務局が作成。ただし、事務局がいない場合は、出席した者の中から1名選出し記録をとるものとし、事務局に引き継ぐものとする。理事長、署名人1名が自署する。 議事録はPDF化しホームページに掲載する。ただし会員のみに開示する。

5 事務局(総務・IT)の役割と運営ルール

【役割】

総会・理事会(調整会議の運営)、事業計画・事業報告の策定、定款・ル ールの改訂、広報、ホームページ運営、会員管理、その他の庶務事務を司る。

【運営ルール】

(会議体運営)総会・理事会(調整会議)の準備、招集、議事録作成

(事業計画)事業計画書のまとめ

(事業報告)事業報告書のまとめ

(HP運営)サーバ・ドメイン・情報管理・コンテンツ管理・HP利用促進。特にHPに掲載する記事等の情報は速やかに(1週間以内)に掲載する。なお、HPに掲載する資料等は、理事長または理事から提供を受けるものとし、理事長・理事はその資料等を速やかに提供するものとする。

(IT・SNS)AIMEC案内、事業PR、情報共有(会員・非会員)、事業等チラシ作成、AIMEC紹介パンフ作成

(会員管理)入会促進、入退会処理、会員情報管理、メルアド管理

(総務業務)関係機関の窓口、印鑑管理(法人印鑑)、庶務

6 会計担当の役割と運営ルール

【役割】

AIMECのすべての取引を正確、完全、かつ明瞭に会計し、財政状況及び運営状況について真実なる報告を提供するとともに、監査の受け入れ体制を整え、AIMECの合理的な管理運営に役立させる。また、AIMECの会計業務全般を司る。

【運営ルール】

(予算)  予算案の編成立案、予算の管理

(決算報告)活動計算書、貸借対照表、財産目録の決算書類の作成

(会計業務)会計伝票処理と会計帳簿(総勘定元帳、仕訳帳等)の記帳

(金銭管理)小口現金、銀行預金、領収書管理、請求書管理、残高管理

(その他) 税金申告・税務業務、税務機関の窓口、会計業務のルール策定と遵守徹底

7 事業担当(プロジェクトを含む。)の役割と運営ルール

【役割】

事業担当は、AIMECの外部に向けた活動全般を司る。各種機関、団体等との渉外窓口となる。 各ブロックの責任者として事業が円滑に進行するよう管理する。AIMECとして行う事業については基本的に年度計画に従う。期中で発生した案件については、年度内は理事会の承認のもとでプロジェクトとして取り組み、年度をまたがる場合は、次年度計画として反映させる。

(楽器寄贈の原則)

・寄贈先:寄贈先国において現地に信頼できる協力者がおり、訪問頻度はそれぞれに異なるが継続しAIMECとして訪問の意志と能力のある国とする。寄贈先は学校等の団体とし、個人は対象としない。

・楽器の種類:原則、鍵盤ハーモニカ・リコーダーとする。

・啓発活動:AIMECの活動の目的を広く周知する。状況に応じて寄附を募る。募金箱の設置(楽器贈呈式(外国)の進め方)

・搬 送:出発空港まではAIMEC、参加者が運搬する。到着空港からは受け入れ先において運搬、保管を行う。

・贈呈式:AIMEC及び受け入れ側責任者等が出席し、贈呈式を行う。贈呈式を行う場所は、受け入れ側が手配する。贈呈式にかかる経費は受け入れ側の負担とする。

・楽器指導:受け入れ側に音楽指導者を置き、寄贈された楽器を活用して音楽教育を進めるとともに、楽器の適正管理に努める。

・国際交流:寄贈先学校等は、自国の文化祭や日本関連の行事に積極的に参加し、教育の成果を発表する機会を持つ。

インターネットを利用して年1回の活動報告を行う。

(各ブロックにおける楽器収集の原則)

・毎年、1月~2月にかけて教育委員会(PTA連絡協議会会長)と連携し、「楽器収集のお願い」文書を発送する。対象児童・生徒の保護者あてに周知する。

・3月卒業式前後に楽器が集まるので、(学校または教育委員会)収集に伺い、本部へ保管する。この際、楽器の不具合等のチェックを行い、汚れの著しいものは清掃を行う。

・楽器受領書とお礼状の発送を行う。

【運営ルール】

(楽器収集)楽器収集における企画・立案を行う。相手方の交渉窓口となり、事業実施計画書を理事長に提出するものとする。実施に当たっては、原則複数名で遂行するチームを編成するものとする。

(プロジェクト)プロジェクトを企画・立案し、チームを組成して所定の成果を遂げるべく活動する。プロジェクトにはリーダーを置き、その事業全般を指揮しその責任を負う。プロジェクトリーダーは、組成時に運営ルールを定めるものとし、プロジェクトのみに適用するルールを定めることができる。 この「組織と運営ルール」に基づかない運営ルールを設ける場合は、個別プロジェクトごとに実施計画書に記載するものとする。

(報 告)チームリーダーは、適宜事業担当に進捗状況を報告する。事業の遂行が完了した場合は、速やかにホームページに掲載する。

8 会員の行動規範

【行動規範】

会員は、AIMECの一員として対外的に活動する際は、理事長及び事業担当者(グループリーダー)の指揮のもとで事業目的沿って行動しなければならない。会員は、AIMECの定めた規則等を遵守しなければならない。また、一社会人としてのモラルある行動をとり、自ら律して正しい行動をしなければならない。

【守秘義務】

会員は、業務上知り得た情報や取り引きの相手方、その他の関係者等の個人情報を正当な理由なく開示、利用目的を超えた取り扱い、または、漏洩してはならない。退会した場合においても同様とする。 AIMEは、必要に応じて機密情報に関する秘密保持に誓約書を提出させることがある。AIMECの業務範囲に属する事項について、著作、講演、執筆などを行う場合は、あらかじめAIMECの許可を受けなければならない。機密情報を含む情報端末(PC、携帯電話等)を紛失した際は、速やかに警察に届け出て、事後処置等について理事長及び理事会の支持を仰がなければならない。機密情報とは、会員の個人情報(電話番号、メールアドレス、住所、氏名など)、取り引きの相手方の同情報、進行中の企画内容等AIMECに不利となる情報。

 

附 則

この規程は、令和2年2月24日から施行する。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

特定非営利活動法人 子どものための国際音楽交流協会 会計規程

 

1 金融機関の取引

・取引金融機関の指定または取消しについては、理事長の承認を得る。

・金融機関との取引は、理事長名で行う。

・金融機関の取引等に使用する印鑑は、会計担当者が管理する。

 

2 領収書の発行

・金銭を収納した場合は、の領収書を先方に交付する。

ただし、特定の事由により、会計担当者が所定の領収書によらない領収書

を発行する必要がある場合は、理事長の承認を得る。

・領収書の発行は、会計担当者以外の者が行ってはならない。

ただし、特定の事由により、会計担当者以外の者が発行をしなければなら

ない場合は、理事長の承認を得る。

・領収書用印鑑

金銭領収書用AIMEC理事長名印は、会計担当者が管理する。

 

3 金銭の支出および処置

・金銭の支出は、支払先よりの請求書またはその他の証拠書類に基づき作成

された支出稟議による。

・稟議の金額等、手続きについて

50,000円以上の支出、または契約を必要とするもの

→ 理事会の議を得たのち、理事長が裁決

10,000円以上、50,000円未満

→ 会計担当者の認め印を得たのち、理事長の決済

10,000円未満のもので、消耗品以外と考えられるもの

→ 会計担当者の認め印を得たのち、理事長の決済

10,000円未満のもので、消耗品と考えられるもの

→ 稟議はせずに、会計担当者の裁決(専決事項)

理事長に係る経費支出に関しては、上記の理事長を副理事長に読み替える。

 

4 領収書の徴収

・金銭の支出および処置手続きを経て支払いを行った場合は、原則として正

当な受取人から領収書またはこれに代わる証書を受け取らなければならな

い。

・領収書またはこれに代わる証書の宛て名は、原則として

「NPO法人AI

MEC」とする。また、必ず正当

な受取人の住所および氏名が記載してあり、捺印がされているものでなけ

ればならない。

ただし、レシートの場合、もしくは銀行振り込みにより支払いを行った場

合はこの限りでない。

 

5 小口現金および銀行振込による支払い

・現金をもってする日常の小口支払いは、毎月末および不足の都度、精算を

行い、補充するものとする。

・小口現金は、原則50,000円を上限とし、会計担当者が管理する。

・支払代金が50,000円以上の場合は、原則として銀行振込により支払うも

のとする。

 

6 交通費の支払い

・原則事前に予算化した支出項目のみ支出対象とし、以下のガイドラインに

沿って是非の判断を行う。

・予算化していない支出が生じ、請求する場合は、計画・予算の策定を行

い、理事会の承認の手続きをとる。

・領収書を伴わない交通費の支払いは、支払明細書により支出稟議の手続き

を経て決済する。

ただし、10,000円未満のもので会計専決であっても、支払明細書の活動報

告を作成し、理事長の承認を必要とする。

【交通費支給ガイドライン】

  • 交通費として認められるもの

・事業活動遂行のために係る活動会員の日常生活圏外への交通費。

・役員の本部における理事会などへの出席に係る交通費(本部域外役員のみ)

※最も経済的な経路とし、指定席等を有する乗車は支給しない。

②  交通費を支給しないもの

・総会出席交通費

  • 楽器運搬に係るマイカー利用料

・ETC利用料実費のほかガソリン代

・1Kmあたり20円を支給。

7 名刺の支給

・名刺の使用資格は活動正会員のみとし、事務局長と理事長の協議によ

り作成し支給する。なお、退会に際しては残余の名刺は返還すること

とする。

 

8 倉庫代ならびに本部事務所運営経費の支払い

・第一倉庫および第二倉庫代として各々年額10,000円を支払う。支払い時

期は、毎年総会終了後に支払うこととする。

 

 

 

<補 足>

 

この会計規程は2019年4月1日から適用することとする。ただし、会計規程に記載した支出項目以外の主な支払いは、HP製作・維持・管理費用、チラシ等広報物作成・配布費用、本部設備購入・維持・管理費用、会員拡大や事務局運営に係る軽微な会議費用などを想定する。

 

岩井理事長の自宅(世田谷)-南足柄本部間の移動費用は支給されない。

 

今後、仮に多額の寄付収入が見込まれる場合は、その寄付の目的とする事業遂行のための海外出張者への費用負担も含めすべての活動費用への支給を優先する。